Waarom kiezen voor Managed Print Services?

Kostenbesparing

De eerste reden om te kiezen voor Managed Print Services is kostenbesparing. In deze economisch zware tijden staat dat immers bij veel bedrijven en organisaties hoog op de agenda. Veel aanbieders van Managed Print Services schermen daar niet voor niets mee. Uit wereldwijd geïmplementeerde Managed Print Services en marktonderzoeken blijkt ook dat er forse procentuele besparingen mee worden gerealiseerd. Uiteraard verschilt de mate van realiseerbare besparingen per klant. In de assessment fase worden de mogelijkheden hiervoor onderzocht. Bedrijven die bijvoorbeeld nog veel losse desktop printers gebruiken kunnen hogere besparingen realiseren dan bedrijven die het afdrukken al hebben gecentraliseerd naar multifunctionals. Naast dit voorbeeld zijn er nog vele andere factoren die bepalen welke besparingen mogelijk zijn.

Waarop valt het meest te besparen?

We onderscheiden twee soorten kostenbesparingen: directe en indirecte. Directe besparingen zitten in de prijs per afdruk, maandelijkse lease of afschrijving en bijvoorbeeld de kosten van verbruiksmaterialen. Het gros van de aanbieders die de assessments uitvoeren, focust zich enkel op de directe kosten, terwijl de grootste besparing juist valt te behalen vanuit de indirecte kosten. Deze kosten vergen meer diepteonderzoek tijdens de assessmentfase. Ze zijn opgesloten in de bedrijfsprocessen en de tijd die medewerkers hieraan besteden. De directe kosten verhouden zich gemiddeld in een verhouding van 1:9 tot de indirecte kosten. Dus, bezint alvorens u aan een assessment begint.

Marktonderzoek wijst uit…

Marktonderzoekbureaus als Gartner en IDC hebben onderzoek verricht naar mogelijke kostenbesparingen bij Managed Print Services. Met verrassende conclusies. Zo concludeert IDC haar onderzoeken met: “Printen is een van de weinig overgebleven gebieden waar op ICT-gebied substantieel kan worden bespaard”. Gartner is nog specifieker en constateert: “Ondernemingen die actief haar printomgeving managen, kunnen 20% tot 30% besparen op printkosten”. En; “40% tot 60% van de ICT helpdesk calls zijn printergerelateerd”. Deze conclusies bevatten zowel een directe alsook  een indirecte component in de kostenbesparing. Waarbij de grootste winst ontstaat als (ICT) medewerkers zich meer kunnen focussen op hun hoofdtaken binnen de organisatie.

Meer verschillende machines, meer kosten.

De verhouding van de hoeveelheid apparatuur in relatie tot het aantal medewerkers is een belangrijke parameter in het assessment. Hoe groter het aantal printers, des te groter is; de kans op veel verschillende merken en types, de hoeveelheid te beheren printer drivers, de voorraad cartridges, de te verwerken hoeveelheid inkoopfacturen voor onderhoud en cartridges en het ontbreken aan inzicht in de werkelijke kosten. Allemaal zaken met een relatie naar de directe en indirecte kosten.

Print bewust met een Print Policy.

De bewustwording van de gebruiker door middel van een printbeleid speelt een belangrijke rol in het reduceren van het afdrukvolume en de overige kosten. Denk hierbij aan meer dubbelzijdig afdrukken en het voorkomen van onnodig afdrukken in kleur. Het ombuigen van afdrukken in kleur naar zwart/wit heeft een enorme impact op de kostenbesparing. Maar er zijn ook nieuwe afdruktechnologieën waar de kleurdekking op de pagina de afdrukprijs bepaalt. Met deze machines kun je zelfs nog meer besparen, door zelf je briefpapier te printen. Je betaalt in dit nieuwe afrekenmodel namelijk voor een klein logo een zwart/wit tarief. Ook blinken de nieuwe technologieën uit in duurzaamheid.

Digitaliseren in plaats van printen.

Besparen kan ook via MPS. Hierbij worden arbeidsintensieve papieren processen omgezet naar geautomatiseerde digitale processen. Neem bijvoorbeeld de verwerking van inkoopfacturen. Door deze te digitaliseren en vervolgens in een workflow te integreren verminderen de menselijke handelingen. Met een druk op de knop is zichtbaar waar de factuur zich bevindt in het proces. Een dergelijke  procesverbetering bevindt zich in de indirecte kostensfeer, maar met een aantal parameters is toch simpel de return on investment te berekenen.

Directe kosten zijn eenvoudig inzichtelijk te maken. De indirecte niet. De echte managed print services specialist onderscheidt zich op het vlak van de indirecte kosten en de bijbehorende bedrijfs- en document processen.

Bron: Xtandit

Contact